備蓄品・契約更新・点検期日など社内の期日切れリスクをゼロに

オフィス内には、非常食や保存水などの防災備蓄品、消火器・防火設備の法定点検、ソフトウェアライセンス、社用車のリース契約など、期日管理が必要な品目が無数に存在します。

しかし、これらが各部署や拠点でスプレッドシートや紙に分散管理されていたため、担当者の引き継ぎ漏れやチェック忘れによる「賞味期限切れでの廃棄ロス」や「不要な契約の自動更新超過」といったトラブルが後を絶ちませんでした。

日付・数量・保管場所・担当者が紐づくあらゆるアイテムを一元化できる、マルチテナント対応の期日管理クラウドシステムを設計・開発しました。

品目ごとに「30日前」「14日前」「7日前」など自由なタイミングでリマインドメールを自動送信。さらに、品目の入替や廃棄、点検・契約更新の実績履歴を確実にログとして記録し、監査や定期棚卸しを効率化する仕組みを構築しました。

日常の忙しい業務の中で負担なく運用できるよう、ログイン直後のダッシュボード最上部に「要対応（期限切れ間近）」「30日以内」「正常」の件数を信号色で明快に提示する設計としました。

直近のアラート品目一覧からワンクリックで詳細を確認・更新でき、担当者が変わっても抜け漏れなく管理が継続するシンプルな仕組みを確立しています。

導入後は更新漏れによるトラブルがゼロになり、備蓄品の無駄な廃棄ロスや棚卸し工数の大幅削減を達成しました。